Tại Sao Ngày Càng Nhiều Doanh Nghiệp Áp Dụng Thẻ Ảo

Việc phát cho mỗi nhân viên một bản sao của cùng một thẻ công ty đang bắt đầu trông vừa lỗi thời vừa rủi ro. Ngày càng nhiều doanh nghiệp chuyển sang sử dụng thẻ ảo cho chi tiêu, và những lý do mang tính thực tế hơn là ý thức hệ. Dưới đây là luận điểm, từ góc nhìn của một công ty đang quyết định cách tiền của mình nên vận động.

1. Bảo mật tốt hơn

Một thẻ vật lý dùng chung là một điểm yếu chung: một số thẻ bị xâm phạm, và mọi giao dịch trên thẻ đó — và có khả năng là cả tài khoản phía sau — đều bị lộ. Việc phát hành một thẻ ảo riêng biệt cho mỗi người, nhà cung cấp hoặc mục đích sẽ kiểm soát rủi ro đó. Sự cố với một thẻ chỉ bị cô lập trên một thẻ đó, thay vì đặt toàn bộ chi tiêu của công ty vào rủi ro.

2. Kiểm soát chi tiết

Thẻ ảo cho phép doanh nghiệp phân bổ chi tiêu một cách chính xác — một thẻ cho một nhà cung cấp cụ thể, một dự án cụ thể, một nhóm cụ thể. Khi nhà cung cấp có cung cấp hạn mức chi tiêu, mỗi thẻ cũng có thể mang một giới hạn cứng phù hợp với mục đích của nó, để một sai sót hoặc sử dụng sai mục đích không thể vượt quá một số tiền đã được giới hạn. Kiểu kiểm soát theo từng thẻ đó là bất khả thi với một ngăn kéo đầy thẻ nhựa.

3. Quản lý chi phí tinh gọn

Đây thường là yếu tố quyết định. Khi mỗi thẻ ánh xạ đến một nhà cung cấp, dự án hoặc danh mục, sao kê của nó là một báo cáo chi phí đã được phân loại sẵn. Việc đối soát — công việc tẻ nhạt hàng tháng là khớp các khoản phí với danh mục và biên lai — phần lớn tự động hoàn thành. Đối với các đội ngũ tài chính, thời gian tiết kiệm được là thực tế và lặp lại thường xuyên.

4. Trao quyền cho đội nhóm từ xa và toàn cầu

Các đội nhóm phân tán cần khả năng chi tiêu mà không gặp rào cản của ngân hàng quốc tế. Một thẻ ảo cung cấp cho nhân viên từ xa một phương thức thanh toán khả thi được phát hành trong vài phút, được cấp vốn tập trung, mà không cần trao đổi thông tin ngân hàng nhạy cảm. Đây là một câu trả lời hiện đại cho một vấn đề rất hiện đại.

5. Giảm nguy cơ gian lận

Nhờ vào sự cô lập "một thẻ một mục đích", tùy chọn giới hạn nếu có, và việc không có một thẻ giá trị cao duy nhất mà mọi người dùng chung, thẻ ảo làm giảm bề mặt tấn công cho cả gian lận bên ngoài và lạm dụng nội bộ. Chia sẻ càng ít, rủi ro càng thấp.

Lưu ý về các tính năng

Các kiểm soát chính xác hiện có — hạn mức chi tiêu, quản lý đa thẻ, v.v. — khác nhau tùy theo nhà cung cấp, vì vậy một doanh nghiệp đang đánh giá các lựa chọn nên xác nhận rằng một dịch vụ cụ thể cung cấp các khả năng cần thiết trước khi cam kết.

Bài đọc liên quan

Kết luận

Các doanh nghiệp đang áp dụng thẻ ảo vì lý do thực tế: bảo mật tốt hơn nhờ sự cô lập, kiểm soát chi tiết theo từng mục đích, báo cáo chi phí tự động phân loại, khả năng chi tiêu dễ dàng cho đội nhóm từ xa, và giảm thiểu rủi ro gian lận tổng thể. Hãy xác nhận nhà cung cấp có các kiểm soát cụ thể bạn cần, và một ngăn kéo đầy thẻ nhựa dùng chung bắt đầu trông giống như một thứ nợ nên được loại bỏ.